1. ORGANISATIE
Organisator: THE TIME TRAVEL COMPANY BV,
hierna 'TTC' of 'de organisator' – met hoofdzetel in Steenweg op Aalst 174, 9620 Zottegem, en ondernemingsnummer BE0509.952.853, RPR Oudenaarde.
2. PLAATS VAN HET EVENEMENT
Het evenement, hierna 'het event', gaat door op de terreinen van Louise-Marie Manor & Gardens, Ommegangstraat 148, 9681 Maarkedal.
3. RESERVATIES
De reservatie-aanvraag om een event op de locatie te hosten, stuurt u:
• per e-mail naar info@louisemariemanor.com;
• of met de post naar LOUISE-MARIE MANOR & GARDENS, Ommegangstraat 148, 9681 Maarkedal
Alleen aanvragen tot reservatie die correct zijn ingevuld, ondertekend en vergezeld van de betaling voorzien in artikel 7, komen in aanmerking, en dit binnen de beperkingen van de beschikbare ruimte. De reservering van een ruimte of van daaraan verbonden prestaties houdt in dat de aanvrager onderhavige voorwaarden zonder voorbehoud aanvaardt, onafgezien van enige andere voorwaarden. De Klant verbindt zich ertoe om de hiernavolgende verkoopvoorwaarden van het event en alle reglementen en regels die van toepassing zijn op de gebruikte ruimte, na te leven.
4. TOEGANG
De Klant moet op het moment dat hij zijn toelatingsaanvraag tekent, meedelen welke personen, firma('s) of instellingen hij een plaats geeft of die vertegenwoordigd zullen zijn – hierna 'de gehoste organisaties.' Alleen personen, firma's of instellingen die op deze manier werden aangemeld, hebben het recht om op de locatie aanwezig te zijn.
De organisator behoudt zich het recht voor om de vertegenwoordiging van een Klant en/of gehoste organisatie te weigeren. In dat geval wordt de kostprijs bestemd om de geweigerde partij te accommoderen, terugbetaald.
De organisatie behoudt zich ook het recht voor om elke locatie te sluiten waarvan de Klant deze algemene voorwaarden niet naleeft, zonder hem daarvoor terug te betalen.
Bovendien mag de organisatie de inrichting aanpassen in het algemeen belang van het event.
De organisator mag om het even wanneer de aanvragen voor een locatieplaats en geregistreerde prestaties annuleren als: het na de inschrijving onmogelijk blijkt over de nodige lokalen te beschikken; het in geval van brand, waterschade, oorlog, ramp, grote overmacht, verbod van de overheid of elke andere reden met een derde als verantwoordelijke, onmogelijk is al het nodige voor het event te realiseren.
De organisator meldt dat dan schriftelijk aan de Klanten. Die kunnen in dat geval geen aanspraak maken op om het even welke compensatie, schadevergoeding of terugbetaling, wat ook de reden van de annulering is. De bedragen die na betaling van alle aangegane kosten beschikbaar blijven, worden over de Klanten verdeeld in verhouding tot de bedragen die ze hebben gestort, zonder dat zij – tenzij uitdrukkelijk anders werd overeengekomen – om welke reden dan ook om het even welke vorm van bezwaar kunnen aantekenen tegen de organisator.
De deelname aan vroegere evenementen geeft de Klant geen enkel recht op een bepaalde locatieplaats of prioriteit.
5. GEDRAG OP DE LOCATIES
De organisatie van het event behoudt zich het recht voor om vooraf en tijdens het event iedere Klant uit te sluiten die zich gedraagt op een offensieve of andere manier die niet past bij het imago en/ of de waarden van het event. Die uitsluiting kan ook gelden voor evenementen in de toekomst.
Deze uitsluiting leidt niet tot enige wijziging aan onderhavige algemene voorwaarden. De Klanten en de gehoste organisaties verbinden zich ertoe om de regels van het gebruikelijke fatsoen na te leven.
De organisator behoudt zich het recht voor om de constructie en/of de inrichting van de locatie te doen aanpassen.
• De Klant verbindt zich ertoe om geen voorwerp, van welk type ook, buiten de locatie te plaatsen, te verdelen of er demonstraties mee te geven.
6. PRIJZEN
(inschrijvingsrecht en geldende verzekering inclusief – zie tarieven op bestelbon)
Bij deze kosten komen nog:
• het bedrag voor bijkomende verzekeringspremies die de klant eventueel afsluit (artikel 15);
• 21% BTW.
7. BETALINGSVOORWAARDEN
De reservering van een locatie wordt pas effectief na de ontvangst van de correct ingevulde en ondertekende bestelbon én de betaling van het voorschot in euro (€).
De Klant heeft geen recht op een reservatie als hij niet alle verschuldigde bedragen heeft gestort.
Elk geschil, elke betalingsvertraging of elk bedrag dat nog open staat, geeft de organisator het recht om deelname aan elk ander evenement te verbieden, zonder voorafgaande kennisgeving van de organisator en dat totdat de betaling volledig is uitgevoerd.
De organisator behoudt zich bovendien het recht voor om de uitvoering van elke prestatie of bestelling afhankelijk te maken van garanties of volledige voorafgaande betaling – vooral als de solvabiliteit van de klant verslechtert.
8. ANNULERING
Als de Klant afstand doet van deelname, blijft het volledige bedrag van de bestelbon opeisbaar door de organisator, zelfs als de locatie aan een andere Klant wordt toegewezen. De juiste verdeelsleutel hiervoor vindt u terug in de Gebruiksovereenkomst.
9. INRICHTINGSMATERIAAL INBEGREPEN IN DE PRIJS
Zie beschrijving op de bestelbon
10. MATERIAAL NIET INBEGREPEN IN PRIJS
Transport – verzekering tijdens transport en installatie – lossen en laden – in- en uitpakken – locatiedecoratie – ophaling en opslag van leeg verpakkingsmateriaal (geen enkele opslag van lege verpakkingen in de gebouwen is toegestaan) – huur van meubilair, bloemen – installatie en verdeling van vloeistoffen op de locatie.
11. OPSTELLING/OPRUIMING VAN DE LOCATIES
De precieze uren voor de opbouw en afbraak van de locaties worden later aan de Klant meegedeeld.
De organisator is in geen geval verantwoordelijk voor voorwerpen die op de locatie achterblijven. De Klant die dingen achterlaat, verbindt zich ertoe om zonder uitstel de kosten voor eventuele verwijdering ervan die de organisator maakt, achteraf te betalen.
12. BESCHADIGINGEN
De Klant is verantwoordelijk voor alle schade die zijzelf of bedrijven/personen die voor hen werken, aan de locatie aanbrengen bij transport, installatie, functionering of ophaling van hun materiaal.
13. VERZEKERING – VERANTWOORDELIJKHEID
13.1 Verzekering
De organisatie heeft een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten voor haar activiteit.
De Klanten moeten een verzekeringspolis afsluiten die de burgerlijke verantwoordelijkheid als deelnemer van henzelf en van hun medewerkers verzekert. Ze moeten daarvan ten laatste één maand voor het event begint het bewijs voorleggen aan het TTC. Anders geldt dat als een annulering van de Klant, zoals beschreven in artikel 8.
Daarnaast moet iedere Klant een verzekeringspolis afsluiten voor mogelijke beschadigingen van zijn materiaal tijdens het event.
De organisatie is niet aansprakelijk voor:
• diefstal of beschadiging van kledij of persoonlijke voorwerpen van Klanten of bezoekers, zelfs niet als die in de vestiaire werden achtergelaten;
• schade of ongevallen veroorzaakt aan de huurder van de locatie;
• geschillen tussen Klanten en bezoekers.
13.2 Verantwoordelijkheid
De huur van een locatie geldt niet als stockagecontract. Als er iets wordt gestolen, kan de Klant de organisatie niet aansprakelijk stellen.
Stelt de organisatie zich, om welke reden ook, toch verantwoordelijk? Dan kan het bedrag dat ze aan de Klant is verschuldigd (voor schade, reparaties, …) nooit hoger zijn dan de som (excl. btw) die de Klant voor zijn contract betaalde aan de organisatie.
De organisatie is niet verantwoordelijk voor indirecte schade van welke aard ook. Daaronder valt commerciële schade, verlies van gegevens of bestanden, een daling in omzetcijfers of winst, verlies van cliënteel of een opportuniteit, een verstoring door een andere Klant, of schade aan het merk in verband met of door de weergave ervan in de locatie. Zelfs als de Klant de organisatie op voorhand waarschuwt dat zo een verlies of schade mogelijk is, blijft de organisatie niet aansprakelijk.
14. PROMOTIE VOOR HET EVENT
De Klant staat zelf in voor de promotie van het event en bepaalt de optimale communicatiekanalen om zo veel mogelijk bezoekers naar het event te lokken. De organisator is niet verantwoordelijk als logo's en teksten hem te laat bereiken.
De Klanten die zich voor het event van de organisator inschrijven, gaan akkoord met het beeldmateriaal dat de organisatie of een aan- gestelde derde maakt op het event waaraan zij deelnemen. Zij geven de organisator uitdrukkelijke toestemming om dat beeldmateriaal volledig of gedeeltelijk af te drukken en te tonen op commerciële documenten, sociale media en websites die de organisator inschakelt voor de promotie van het event. Die toelating geldt wereldwijd en gedurende vijf jaar vanaf de datum van het betrokken event.
15. PUBLICITEIT
Elke verspreiding van documenten, prospectussen, folders, tijdschriften, enz., en alle enquêtes, filmopnames of foto's, op of in de onmiddellijke nabijheid van het event, moeten vooraf de schriftelijke goedkeuring krijgen van de organisator. Er mag geen enkel gebruik of geen enkele reproductie worden gemaakt van het kenteken en/of het logo van het event zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de organisator.
16. DOUANE
Het event vormt een particulier entrepot onder douaneverband. Dat betekent dat alle materialen die uit het buitenland komen automatisch genieten van het regime van tijdelijke opslag. De Klant moet zijn transporteur of expediteur melden of hij formaliteiten in orde moet brengen, en welke. De organisatie kan hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld.
17. GESCHILLEN
Deze algemene voorwaarden vallen onder de Belgische rechtspraak. Bij betwistingen zijn de rechtbanken van de maatschappelijke zetel van de organisator bevoegd. De tekst van dit reglement geldt als bewijsmateriaal. Elke klacht van een Klant moet op straffe van verval binnen de 15 dagen na de sluiting van het event worden ingediend.